11 de julio de 2022

7 consejos para entender el papel de las ‘legaltech’ en la transformación digital

En el quinto encuentro Mutuaverso de Mutualidad de la Abogacía, Sara Molina Pérez Tomé, consultora de transformación digital de Deloitte Legal, e Ignacio de la Calzada González, abogado laboralista y Un Tío Legal en redes sociales, abordaron las claves del Legaltech: la tecnología al servicio de la transformación digital de la abogacía. Estas son algunas conclusiones.

El sector de la abogacía está inmerso en un proceso de transformación digital que pasa por poner la tecnología al servicio de los despachos y asesorías jurídicas para hacerlos más eficientes y competitivos. En este escenario, las legaltech son una palanca de cambio fundamental. Pero, ¿todos los despachos pueden hacer esta transformación? ¿Es lo mismo para un pequeño despacho que para un gran bufete? ¿Cuáles son los pasos a seguir? ¿Qué ventajas tiene? ¿Podemos dejar nuestros despachos en manos de la inteligencia artificial (IA)…? A estas y otras cuestiones respondieron Sara Molina Pérez Tomé, consultora de transformación digital de Deloitte Legal y conferenciante, e Ignacio de la Calzada González, abogado laboralista y Un Tío Legal en redes sociales, en el quinto encuentro Mutuaverso de Mutualidad de la Abogacía.

 

No confundir transformación digital y legaltech

“La transformación es un proceso de mejora continua enfocado al usuario. Y no siempre tiene que ver con implantar tecnología sino buscar cómo prestar un mejor servicio”. Así define Sara Molina Pérez Tomé la transformación digital, donde “la capa de tecnología, aun siendo superimportante, es la última. Primero están las personas”. Lo legaltech es tanto un modelo de negocio como la aplicación de la tecnología al servicio de abogados y jueces.

 

Tecnología ¿para qué?

Esta experta aconseja a los despachos incluir en su agenda la transformación digital y las herramientas legaltech para no quedar fuera del mercado, “pero el uso de tecnología (o no) dependerá del modelo o madurez operativa”. ¿Cuándo incluirla? La clave está en que “antes de aplicarla, hay que preguntarse para qué, es decir, su finalidad. Porque saber para qué la quieres te permitirá identificar la herramienta que necesitas”.

 

Sí, el uso de Excel también es transformación digital

En este proceso de transformación digital y del uso de la tecnología, Sara recomienda ir poco a poco. “No es que no una empresa o despacho más pequeño no tenga que invertir en tecnología, pero esa transformación digital puede pasar al principio por una pequeña tabla de Excel”. Para Ignacio de la Calzada González, “en un despacho tradicional que funciona con expedientes, todo muy papel, la transformación digital puede pasar por una pequeña tabla de Excel con la que puedes controlar el número de clientes y puedes empezar a medir cosas. No hace falta comprarse el programa más top”.

 

La transformación digital, un proceso escalable

“Cuando hemos vendido la tecnología, el gran problema en nuestro sector es que no existían datos estructurados. Ahora sí. Y esos datos te pueden dar una inteligencia de negocio brutal”, añade. Aconseja realizar esa transformación de forma escalable y huir de “proyectos faraónicos o megatransformaciones”. Su consejo, particularmente entre los pequeños despachos, es poner en marcha un proyecto piloto. “A veces tienes que empezar por algo muy sencillo y testarlo”, pero –importante– sin olvidar que “por detrás de una herramienta de tecnología subyace un cambio de marco de trabajo. No todas las metodologías sirven para lo mismo ni se pueden adaptar. Tiene que haber un cambio en la forma de trabajar para que una herramienta funcione”.

Para los grandes despachos que apuestan por incorporar tecnologías más avanzadas, Sara les invita antes a hacerse la siguiente pregunta: ¿por qué tienes que automatizar un área? Su consejo: “Lo que haga mejor una máquina, deja que lo haga lo máquina; y lo que haga mejor una persona, deja que lo haga mejor una persona. Porque tan importante es que compres la mejor tecnología como que tengas a alguien que sea capaz de animar al equipo, de motivar al resto para que se sumen al proyecto. Desde mi punto de vista, la tecnología legaltech nos hace más humanos, más eficientes y nos permite enfocarnos más a los usuarios”.

Ignacio de la Calzada González añade: “La tecnología está aquí para quedarse para facilitarnos el trabajo, automatizar procesos y prestar un mejor servicio a vuestros clientes que revierte en la mejora del negocio”.

 

El cliente, siempre en el centro de la estrategia

Hacer las cosas diferentes no es suficiente para hablar de transformación digital, recuerda la consultora de transformación digital de Deloitte Legal. “Si no aportamos valor al cliente final, no sirve de nada. Hay despachos y asesorías jurídicas que tienen tecnologías que no utilizan, es decir, han hecho una inversión brutal para algo que no están usando”. Adaptar el caso de uso es previo a la tecnología”.

Para Sara, “cuando desarrollas un proyecto de transformación lo haces primero para dar contenido al negocio porque buscas eficiencia, reducción de costes, aumento de calidad y que la gente trabaje más a gusto. Al final todo se reduce a tiempo, costes y calidad. Y para mí, en el centro de todo eso, está el usuario (cliente interno o externo), el que recibe el servicio”.

Ignacio de la Calzada González, Tío Legal: “Un gran problema de los abogados es que estamos apagando continuamente fuegos en nuestro día a día. Si ahorramos tiempo para los clientes y aplicamos estas eficiencias, mejoramos la relación con ellos”.

 

¿Cómo saber qué procesos automatizar?

Por ejemplo, recomienda Sara, “mira dónde tienes esa tarea que está costando sacar adelante. Habrá despachos que tengan una pila de papel, por lo tanto, lo primero que tienen que hacer es un proyecto de gestión documental”. Más pistas para descubrir qué procesos automatizar: “La materia prima de un despacho es el tiempo, por lo tanto, mira aquello en lo que gastas más tiempo, las tareas más administrativas y repetitivas. Hay tienes un objetivo”.

“Hay que planificar, definir un objetivo, testarlo, darte un tiempo corto para probarlo. No vas a tener resultado finales, pero te va a permitir ir adaptando ese proceso o la herramienta legaltech elegida”. Y además de planificar, “hay que hacer un seguimiento a través de los indicadores: para qué te ha servido, dónde has conseguido ser más eficiente, qué tiempos has reducido, dónde has fomentado la calidad del servicio prestado, la satisfacción del cliente…”.

 

Las oportunidades de la inteligencia artificial

La inteligencia artificial (IA) es una de las tecnologías llamadas a revolucionar el sector. Ya ha empezado a dar sus primeros pasos a través de aplicaciones cuyos algoritmos ayudan a conocer el signo de resoluciones judiciales, a analizar la documentación en una due dilligence o a mejorar eficiencias en los procesos. “Son muchos los usos de la IA. Las legaltech ofrecen software paquetizado con todas las posibilidades de la IA, sobre todo, aplicado a la gestión documental. Esas soluciones ya existen”. “Ya hay despachos que tienen automatizado parte del servicio y que, de alguna manera, tienen un modelo encaminado al legaltech, y otros que utilizan las legaltech para ser más eficientes”.

No obstante, la IA es una tecnología en continuo desarrollo que aún debe superar lo que se denominan “sesgos”. Según Sara, “los sesgos lo pueden tener los datos, los algoritmos o los resultados. No son de la máquina sino de los datos que muchas veces introducimos”. Y cuenta una anécdota respecto a los sesgos que acompañan a las personas en sus rutinas: “Hay un caso de IA, que se puede encontrar en Google, de un patrón en las sentencias que dictaba un juez antes o después de tomarse un bocadillo. Es decir, las personas tenemos nuestros sesgos”. Sara añade: “Por ahora la IA es segura, no estamos en Matrix, pero sí conviene tener un marco ético, sobre todo para temas de diversidad entendida en su máximo apogeo. Una de las cosas que marca la IA es intentar no tener sesgos, tender a integrar. Y eso es una cosa muy positiva”.

¿Sustituirá la IA a los abogados o jueces? La respuesta es contundente. No. “Yo creo que sustituirá a aquellos abogados cuyo máximo valor a aportar sea una plantilla de un documento y no se centre en el cliente. Y no es que la IA lo sustituya, es que el mercado muchas veces te deja fuera”, puntualiza Sara. Coincide Ignacio de la Calzada: “Detrás de la IA están las personas, que de una forma u otra nunca podrán ser sustituidas”.

 

Quinto Encuentro Mutuaverso. Legaltech: La tecnología al servicio de la transformación digital de la abogacía.



 

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