29 de junio de 2023

Cómo hacer encuestas y crear comunidades en WhatsApp de tu despacho de abogados

Ahora es posible conocer la opinión de la mayoría con la facilísima utilidad de la encuesta de WhatsApp. Te explicamos cómo hacer consultas y crear comunidades para mejorar el marketing online de tu despacho.

Si no te despegas de él hasta que vas a dormir, por qué no estás dispuesto a sacar todo el partido que te ofrece. El teléfono y sus múltiples aplicaciones instaladas pueden ayudarte con muchas de las tareas diarias, entre ellas a decidir de manera más democrática las grandes y pequeñas decisiones de tu bufete o a comunicarte con tus clientes de un modo más efectivo. Te explicamos cómo funcionan las funciones de encuesta y comunidades en WhatsApp.

 

Cómo crear una encuesta con WhatsApp

Realizar consultas puede ahorrar mucho tiempo en la toma de decisiones más sencillas. Con esta misión, la herramienta de Encuestas de WhatsApp se ha convertido en una de las más útiles de las lanzadas por la red de mensajería de Meta en los últimos años.

Si en tu despacho perdéis más tiempo del necesario para elegir la hora de la próxima reunión o el restaurante donde quedar con un cliente, te interesa. Además, sirve de herramienta para hacer rápidos sondeos incluyendo a todas las personas que quieras, tantos como miembros del grupo, por ejemplo, para seleccionar una felicitación navideña, el nombre comercial e imagen de un nuevo servicio o, simplemente, para elegir un regalo a un compañero.

Dar el paso para utilizarla es muy sencillo, te explicamos cómo crear una encuesta con WhatsApp:

 

  • Selecciona el grupo de WhatsApp en el que vas a lanzar la consulta.
  • Haz clic en el icono del clip que figura en el cuadro de mensajes, de las distintas opciones selecciona ‘Encuestas’.

 

 

  • Rellena el campo de pregunta de la forma más clara y concisa posible. En el ejemplo, ‘¿A qué hora celebramos el comité?’.
  • Añade todas las opciones que te interesen. Si son más de las dos que salen por defecto, solo tienes que utilizar el campo ‘Añadir’.
  • Envía la encuesta. Ya está, así de sencillo.

 

Recientemente WhatsApp ha incluido tres novedades a la función encuesta que conviene conocer sabiendo que solo están activas en la última versión de la app:

  • Opción solo un voto. Hasta ahora era posible que los participantes hicieran clic en más de una de las opciones propuestas, lo que podía convertirse en un problema. Para evitar el troleo es posible desactivar la pestaña ‘Permitir varias respuestas’ al crear la encuesta.
  • El sistema envía una notificación cada vez que alguien responde a la encuesta.
  • Búsqueda en encuestas en el chat. Del mismo modo que puedes realizar búsquedas de fotos o vídeos, ahora es posible filtrar por encuestas, lo que es de utilidad si te aficionas en exceso a esta utilidad.

 

Cómo utilizar la función de comunidades de WhatsApp

Esta función permite crear subgrupos, dotando a la función de grupos de mucha más agilidad. Por ejemplo, permite crear varios hilos de conversaciones y notificaciones entre los miembros que tú elijas. Es especialmente útil para aquellos abogados que utilizáis WhatsApp como soporte de marketing y comunicación, ya que permite segmentar los mensajes por perfiles.

Quizás se entienda mejor con un ejemplo. Si tienes varios grupos con todos los clientes que han pasado por tu despacho, puedes generar un subgrupo solo de ‘clientes autónomos’ para ofrecerles un servicio o tarifa especial. La ventaja es que, una vez creado el subgrupo, puedes comunicarte con todos ellos enviando un solo mensaje y sin necesidad de sacarlos del grupo genérico de clientes originario.

Para crear una comunidad debes seguir los siguientes pasos:

 

  • Busca la nueva pestaña de Comunidades (es el nuevo icono con cabezas). Si no lo has utilizado nunca, al pulsarlo te saldrá una pantalla de presentación para activar la función. Ahora haz clic en ‘Inicia una comunidad’.

 

 

  • Una vez desplegada la nueva pantalla, completa el campo de nombre con un máximo 24 caracteres, también puedes añadir una descripción que, igualmente, será visible para todos. Es conveniente ilustrar el icono del grupo con la imagen que consideres oportuna.
  • El siguiente paso es elegir los diferentes grupos que quieres que formen parte de la comunidad desde ‘Añadir grupos existentes’, sabiendo que la capacidad máxima es de 50. También existe la posibilidad de crear hasta diez grupos nuevos.
  • Se creará automáticamente un grupo de avisos para tu comunidad. Desde ahí, el administrador de la comunidad podrá enviar mensajes a todos sus miembros.

 

En el caso de que quieras ir ampliando la comunidad con nuevos participantes, puede enviar enlaces a su número de WhatsApp invitándoles. Te explicamos cómo hacerlo.

 

  • Desde la comunidad de WhatsApp a la que le quieras sumarle, haz clic en su nombre. Ahora busca la opción ‘Invitar miembros’ y haz un nuevo clic.
  • Debes elegir la opción ‘compartir enlace’. Una vez seleccionado podrás invitar a cuantos contactos quieras. También existe la opción de utilizar un código QR.

 

Debes tener en cuenta que cualquier usuario de WhatsApp que tenga acceso a este enlace podrá utilizarlo para entrar en la comunidad, bastaría con que se lo hayan enviado. Para evitar a miembros indeseados lo mejor es cambiarlo una vez utilizado.

  • Para crear un nuevo enlace basta con hacer clic en la opción del menú de ‘restablecer enlace’.

 

Funciones del administrador

El administrador es el único usuario con capacidad para ver los números de teléfono de los miembros de la comunidad y para interactuar con ellos pero en una empresa puede resultar útil que otras personas puedan tener acceso.

Para designar a un nuevo administrador hay que:

  • Abrir la comunidad de WhatsApp.
  • Hacer clic en el nombre de la comunidad e ir a ‘Ver miembros’.
  • Desplázate hasta la lista de miembros y haz clic en el nombre del miembro elegido para la función de administrador. Ahora activa la opción ‘Designar como admin.’ y pulsa el OK.

 

Ten en cuenta que el administrador dominante siempre será quién creó la comunidad, por lo que los otros coadministradores nunca podrán eliminarle. Algo que sí puede hacer el original:

  • Abrir la comunidad de WhatsApp.
  • Hacer clic en el nombre de la comunidad y buscar la opción ‘Ver miembros’.
  • Baja por el listado de miembros hasta dar con el miembro que quieres descartar como administrador. Activa la opción ‘Descartar como admin.’ y haz clic en OK.

 

 

¡Únete a la comunidad de personas que ya están definiendo su futuro!